Eliminar Papel


Por Josan García

Parece una tonteria, o un imposible en un despacho de abogados, pero como siempre todo es tratable y nada es blanco y negro. Lo cierto es que cuando uno tiene la oportunidad de entrar en una oficina libre de papel ( yo he tenido la ocasión dos veces) se da cuenta de que la “sensación de trabajar” puede ser otra cosa.

Lo esencial es identificar algo simple. Si lo guardo en papel y en formato electrónico, lo estoy guardando dos veces !!!. Guardar dos veces montaña de papeles agobiantesignifica dos circuitos, el de software y el físico del papel. Y significa perder tiempo y dinero.

El circuito de software es casi objeto de otro post y admite la solución informática que se quiera, en local o en cloud computing, aunque ciertamente si aspiramos a suprimir el papel en “lo posible”, la solución de software debiera tener algunas aplicaciones que permitan la sustitución y faciliten la lectura y actuación en el documento de forma electrónica.

El circuito del papel físico introduce una nueva variable al problema: El espacio. Y esa variable afecta a otra: las operaciones. Para el que crea que estoy “delirando” y que el papel y su circulación no afectan a las “operaciones” de un despacho le recomiendo simplemente la visualización del video “la rebel.lió del jutges” ( la rebelión de los jueces..está en catalán..) para ver hasta que punto el traslado de papel afecta a la forma en que se trabaja y como hace perder sentido a la palabra “eficacia”.

El papel y su circulación lo entorpecen todo, simplemente porque ocupan espacio y psicológicamente atascan la “mente” del que ve papeles por todos lados. Basta con limpiar vuestra mesa de papeles un dia para comprobar la veracidad de lo que digo.

Lo cierto es que entonces necesitamos programas de ordenador que permitan una visualización mejor y más rápida de “expedientes foliados” ( que nombre tan feo) 😳 y que permitan hiperlinkarlos y marcarlos, ( de eso ya hay algo en el mercado).

El problema mental del abogado para este cambio está más en lo judicial que en lo otro,  😕 así que sugiero que empecéis por lo fácil, expedientes extrajudiciales, sólo en formato electrónico ( los documentos originales que se los queden los clientes que son de ellos y el abogado no es ningún Angel custodio) y probéis lo fantástico que es tener la mesa limpia. Ah…y los procus que no notifiquen en PDF a la calle y a por otro…que hay muchos.

Lo cierto es que el papel ocupa demasiado espacio, que el espacio es dinero y que no estamos para gastos. 😯

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7 respuestas a Eliminar Papel

  1. Si me permites aportar un granito de arena a este interesante tema, y basado en la experiencia de mi empresa, la eliminación del papel, más que para salvar el Amazonas sirve para que nuestros despachos no parezcan afectados por el síndrome de Diógenes, donde hay muchos “datos” pero muy poco accesibles.
    Y el granito de arena es el siguiente: inténtalo, cualquier paso, por pequeño que parezca es mejor que nada. Y con el tiempo se rentabilizará.
    Por ejemplo, la compra de un escáner de los de hoy en día suele incluir en su disco de instalación software para poder convertir a PDF cualquier documento que escaneamos. Es una tarea realmente sencilla. Es tan fácil como enviar un fax, pero que parece dar miedo a muchos.
    ¿Y qué hacemos con los PDF? Pues nada más fácil que crear una carpeta en el pc para cada expediente, todas ellas en dentro de un mismo directorio. O una carpeta para cada cliente.
    Teniendo el PDF, no es necesario que guardemos fotocopias, ya que las podemos crear si es que algún día nos hacen falta.
    Algunos pensarán que seguro que hay muchas más complicaciones ocultas para lograrlo. Pero no es así. Al revés. Hay herramientas como comenta Josan que pueden ayudar para que sea aún más sencillo.
    Aún a riesgo de tirar piedras sobre mi propio tejado, sólo los pasos aquí comentados ya tienen una tremenda repercusión para mejorar la gestión interna, sin necesidad de hacer nada más.
    Y no hemos hablado de software, como por ejemplo el buscador de Microsoft o de Google desktop que permitirá buscar textos dentro de los PDF que hayamos escaneado.
    En mi empresa desarrollamos un software para la gestión de los casos (GEDEX) que permite tener organizados todos los documentos, da igual si en papel o ya digitalizados; pero qué duda cabe que los digitalizados son los grandes beneficiados del uso de ordenadores.
    Pero como decía antes, sólo el intentarlo ya es un gran paso. Las ventajas de tener la información digitalizada vienen solas con el tiempo.
    Por ejemplo, trabajar “en la nube” o poder llevarnos a casa copias de un caso en una simple memoria USB (en lugar de tener que ir el viernes por la tarde al despacho a desempolvar los archivadores).
    Un saludo, y enhorabuena por tan interesante blawg.

  2. josanwordpress dijo:

    gracias por el ¿granito? de arena…a mi me parece una montaña!!!! jajaja

    nada, manuel, muchas gracias por tu interesante aportación que sin duda enriquece el post.

    Salu2

    PD: veo que estás en valencia, hago por verte cuando vaya a la feria de franquicias…

  3. Gracias a tí Josan.
    Será un placer recibirte.

  4. Completamente cierto, muerte al papel, pero se hace difícil de matar … todo es empezar.

  5. Ana dijo:

    Llevas toda la razón, el papel ocupa demasiado espacio en nuestros despachos y en nuestras mentes, y hay que aprovechar la oportunidad que nos brindan las nuevas tecnologías para deshacernos de él. Saludos.

  6. Javier dijo:

    Pero los documentos los firmais digitalmente para poder romperlos y no guardarlos??? estoy investigando para hacerlo pero esto un lio, si alguien ha experimentado ya por favor…

  7. Andrea dijo:

    Saludos a todos
    Hoy en día las benevolencias de la tecnología nos permiten continuar con nuestro trabajo aportando un granito de arena a la protección del ambiente, cada vez que imprimimos un documento, debemos reflexionar si realmente es necesario hacerlo.

    En todo caso en la mayoría de los despachos o bufete de abogados, se acumulan muchos documentos o papeles… En ocasiones son Fax que recibimos o la confirmación de los que enviamos.
    Es por eso que me atrevo a comentar y a recomendar el servicio de Fax por Internet, debido a que te permite controlar los documentos que vas a imprimir o no. Funciona gracias al desarrollo de VOIP, es uno de los mejores que nos aporta el uso de Internet.

    Hoy en día hay varios software y empresas que ofrecen el servicio, sin embargo son pocas la que te ofrecen un buen servicio, sobre todo que sea seguro, más cuando manejamos documentos importantes que corren el riezgo de ser vistos por otros colegas y sufran pérdidas inesperada, si te vas a wikipedia allí podras encontrar información adicional del famoso fax virtual, sin embargo hay una empresa que te brinda la oportunidad de probar el servicio por 30 días gratís, XXXXX

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