La Carga Procesal de un despacho de abogados

Por Josan García

Me preguntan mucho que porqué pienso que si la carga de trabajo procesal de un despacho de abogados “…supera el 20/ 30 % tienes un problema”.

Pongamos un ejemplo completamente diferente, supongamos que tenemos que plantearle un negocio a alguién para que ponga dinero en él, y dentro de las preguntas lógicas surgirá el

- “¿Cuanto crees que facturarás en un año?”

- 400.000 euros

- ¿Y cuanto nos costará el producto que vendes?

- No lo sé, porque no puedo determinar las horas de producción, dependerán de como se vaya configurando el producto

- Configurando…ya…¿Pero el precio ya lo habrás cerrado con el cliente? No?

- Si claro

- Entonces si sale más caro de coste qué?

- Es que eso no se puede preveer, habrá menos margen…que le vamos a hacer

- Bueno, pero al menos sabrás “cuando” se deberá de producir.

- No, eso tampoco lo puedo saber, me avisan y en tres días lo tengo que tener hecho.

- Pero eso afectará a la calidad del producto no?

- Si claro, pero que quieres que haga es un producto que sólo se puede producir así…

- Bueno tal vez invertiría si pudiésemos producir el producto y guardarlo pendiente que nos lo compren..

-Ya pero es que no se puede, se tiene que producir y consumir, no se puede almacenar…

- Al menos será un buen producto..

- Bueno, depende de que al final nos lo validen

- ¿Quién? ¿el cliente?…

- no el cliente no, no tiene ni idea, es un validador que aparece al final del proceso de producto y dice si es bueno o malo.

- Bueno, ¿y eso de que depende?

- No lo sé, es discrecional de cada “validador”

- Y esa validación ¿tarda mucho?

- Uy…!!!  hay que tener paciencia, Los validadores tienen mucho trabajo y a veces tardan meses, en algunos casos, hasta años..

-Y mientras? el cliente se tiene que esperar?

- Si claro, yo que quieres que haga…NO DEPENDE DE MI

- Esta claro que NADA de lo que haces en este producto DEPENDE DE TI

Probablemente  nuestro presunto inversor,  buscará algún otro negocio en el que pueda tener algunas “certezas” más, o que al menos lo que se haga dependa del que lo hace.

A mi me parece que queda claro el porque creo que más del 20 o 30% de carga procesal en un despacho es un problema. Yo diría que cristalino, pero seguro que alguien pensará que no.  

Operaciones de producción en un Despacho de Abogados

Por Josan García

Como contestación a un comentario al post anterior enviado desde México hoy ya tenemos tema de post: las Operaciones.

Simplemente el nombre, ya suena extraño para un despacho de Abogados así que entiendo que una pequeña definición previa vendría bien.

Por operaciones entenderemos a

“todos” aquellos procesos del despacho necesarios para el desarrollo de la actividad del mismo.

Como ya se ve por la definición del concepto, escribir sobre el mismo sin especificar si hablamos de operaciones administrativas, de producción o de marketing, por poner tres ejemplos, trasciende en mucho a la longitud de un post, así que sólo me centraré en las operaciones de producción que además seguramente será las que más os interesen a los lectores. Lejos de “inventar” un tratado simplemente daré unas directrices para su buen funcionamiento:

a) Aunque cueste debemos de ser absolutamente conscientes que la preparación de cualquier caso, permite una metodología de proceso respecto a la forma de prepararlo y desarrollarlo. Pongamos un ejemplo. Un cliente trae una demanda:

1.- Se analiza sin cliente.

2.- Se identifica la diferente normativa de aplicación y la jurisprudencia aplicable.

3.- Se recibe al cliente para que explique su versión.

4.- Se presupuesta y nos aseguramos del “fine”

5.- Se acepta la hoja de encargo por el cliente.

6.- Se trabaja a fondo en la contestación en la demanda.

7.- Se trabaja en equipo su estrategia y prueba documental anexa

8.- Se redacta

9.- Se repasa

10.- Se Presenta

Es un ejemplo, cada uno que lo haga como quiera, pero un proceso debe estar secuenciado y escrito y a ser posible, grafiado.

b) Cualquier proceso de producción que se genere debe estar regido por los principios de eficiencia, eficacia y rentabilidad, lo cual implica que el “tiempo debe ser controlado”. Contar el tiempo que se dedica a las cosas es la base para calcular el coste.

c) Los procesos inevitablemente están condicionados en cuanto a su creación, al número de personas que los van a ejecutar. Ciertamente conjuntar acciones en equipo require unos procesos muy diferentes a los del trabajo individual, sobretodo porque hay que cuadrar agendas en tiempos “limite” ( los fines por ejemplo)

d) El trabajo realizado debe ser reportado, aunque sea a uno mismo. La única forma de comprender las decisiones que se van tomando a lo largo del mismo es dejar constancia de la información que se tenía y de los “porqués” de las decisiones que se tomaron. No en todas las secuencias del proceso se tiene toda la información del final, por lo que decisiones “erronéas” a lo largo del proceso se comprenden mejor con la información que “entonces” se tenia.

e) Tal como se intuye, hay que sumar a los costes de un asunto, los tiempos necesarios para controlar la secuencia de las cosas que se van haciendo, porque sin ese tiempo es muy difícil “controlar” el caso.

Si reflexionáis sobre estos 5 parámetros seguro que al volver a leer Abogado: ¿Artista o productor? se ven las cosas de otra manera. Si os fijáis nada obsta a aplicar el “gran talento artístico” de cada cual, pero dentro de la caja de proceso que corresponde…eso lo hacía hasta Leonardo Da Vinci !!!!

Tags: Abogados, gestión de despachos, law firm operations, operaciones en despachos de abogados

La Gestión eficiente de un despacho de Abogados

Por Josan García

Soraya Callejos de Economist & Jurist, seguramente por error, me pidió que escribiese un artículo sobre esa tématica (La Gestión eficiente de un despacho de Abogados)  que se ha publicado este mes en Economist & Jurist.

Los que sois suscriptores probablemente ya lo hayáis recibido, y seguramente os habrá sonado familiar, porque muchas de las reflexiones tienen como base “posts”  de este blog que para mi ( y espero que para vosotros también)  es ya un auténtico repositorio de conocimiento de lo que sé sobre esto de la “gestión de despachos”.

Articulo E&J Octubre 2009

En cualquier caso el formato en PDF de la publicación que aquí os dejo linkado así como su compendio de ideas ( más sistematizado) igual os es de interés, así que ahí queda y en cualquier caso siempre os lo podéis descargar en formato electrónico. ( aunque para qué si ya esta aquí !!! no hace falta guardarlo otra vez)

Hay que ser eficientes 

La productividad y el valor añadido

Aprovechando unos días que estoy pasando en Praga, he estado leyendo algo sobre la economía de este país. No se como estarán los datos ahora, porque no he sido capaz de encontrarlos más actualizados, pero en el año 2004 tenían un problema de baja productividad. Me ha interesado el tema, porque a primera vista no me imaginaba que fuera un país con una tasa baja de productividad al ser el destino elegido por numerosas empresas (creo recordar que sobre todo de automóvil) para instalar sus fábricas.

Investigando un poco, parece ser que el problema no es que no trabajen o se dediquen a calentar la silla ocho horas diarias, sino que la causa es el bajo valor añadido que generan en sus trabajos. No es que trabajen mal, sino que la parte del trabajo que a ellos les corresponde genera un escaso valor en el producto. Mientras que otros países, como los escandinavos, venden ideas (de alto valor añadido) aquí se fabrica lo que inventan en otros países (lo que genera un bajo valor añadido).

A estas alturas el lector ya habrá descubierto que la clave es generar valor al cliente, y más si te dedicas a vender ideas o conocimiento. A todos aquéllos que han estado en clase conmigo les sonará esta frase, y ahora entenderán un poco mejor porqué insisto tanto en que la clave del precio que podemos cobrar está directamente relacionada con el valor que generamos al cliente.

Un despacho moderno, con una dirección estratégica bien definida, y que genere valor al cliente, será muy competitivo. Los despachos con los que trabajamos Josan y yo saben que insistimos mucho en este punto, porque es un punto muy importante: generar valor al cliente. Da igual que el trabajo que estés haciendo sea muy difícil, si no generas valor al cliente no podrás sobrevivir.

De ahí que Josan insista tanto en que si tu despacho es mediano o pequeño sólo puedes jugar con las reglas del margen (de alto valor añadido) y no con las del volumen (de bajo valor añadido).

Ahora depende de vosotros, podéis vender buenas ideas o apretar tornillos.