Operaciones de producción en un Despacho de Abogados

Por Josan García

Como contestación a un comentario al post anterior enviado desde México hoy ya tenemos tema de post: las Operaciones.

Simplemente el nombre, ya suena extraño para un despacho de Abogados así que entiendo que una pequeña definición previa vendría bien.

Por operaciones entenderemos a

“todos” aquellos procesos del despacho necesarios para el desarrollo de la actividad del mismo.

Como ya se ve por la definición del concepto, escribir sobre el mismo sin especificar si hablamos de operaciones administrativas, de producción o de marketing, por poner tres ejemplos, trasciende en mucho a la longitud de un post, así que sólo me centraré en las operaciones de producción que además seguramente será las que más os interesen a los lectores. Lejos de “inventar” un tratado simplemente daré unas directrices para su buen funcionamiento:

a) Aunque cueste debemos de ser absolutamente conscientes que la preparación de cualquier caso, permite una metodología de proceso respecto a la forma de prepararlo y desarrollarlo. Pongamos un ejemplo. Un cliente trae una demanda:

1.- Se analiza sin cliente.

2.- Se identifica la diferente normativa de aplicación y la jurisprudencia aplicable.

3.- Se recibe al cliente para que explique su versión.

4.- Se presupuesta y nos aseguramos del “fine”

5.- Se acepta la hoja de encargo por el cliente.

6.- Se trabaja a fondo en la contestación en la demanda.

7.- Se trabaja en equipo su estrategia y prueba documental anexa

8.- Se redacta

9.- Se repasa

10.- Se Presenta

Es un ejemplo, cada uno que lo haga como quiera, pero un proceso debe estar secuenciado y escrito y a ser posible, grafiado.

b) Cualquier proceso de producción que se genere debe estar regido por los principios de eficiencia, eficacia y rentabilidad, lo cual implica que el “tiempo debe ser controlado”. Contar el tiempo que se dedica a las cosas es la base para calcular el coste.

c) Los procesos inevitablemente están condicionados en cuanto a su creación, al número de personas que los van a ejecutar. Ciertamente conjuntar acciones en equipo require unos procesos muy diferentes a los del trabajo individual, sobretodo porque hay que cuadrar agendas en tiempos “limite” ( los fines por ejemplo)

d) El trabajo realizado debe ser reportado, aunque sea a uno mismo. La única forma de comprender las decisiones que se van tomando a lo largo del mismo es dejar constancia de la información que se tenía y de los “porqués” de las decisiones que se tomaron. No en todas las secuencias del proceso se tiene toda la información del final, por lo que decisiones “erronéas” a lo largo del proceso se comprenden mejor con la información que “entonces” se tenia.

e) Tal como se intuye, hay que sumar a los costes de un asunto, los tiempos necesarios para controlar la secuencia de las cosas que se van haciendo, porque sin ese tiempo es muy difícil “controlar” el caso.

Si reflexionáis sobre estos 5 parámetros seguro que al volver a leer Abogado: ¿Artista o productor? se ven las cosas de otra manera. Si os fijáis nada obsta a aplicar el “gran talento artístico” de cada cual, pero dentro de la caja de proceso que corresponde…eso lo hacía hasta Leonardo Da Vinci !!!!

Tags: Abogados, gestión de despachos, law firm operations, operaciones en despachos de abogados

Eliminar Papel

Por Josan García

Parece una tonteria, o un imposible en un despacho de abogados, pero como siempre todo es tratable y nada es blanco y negro. Lo cierto es que cuando uno tiene la oportunidad de entrar en una oficina libre de papel ( yo he tenido la ocasión dos veces) se da cuenta de que la “sensación de trabajar” puede ser otra cosa.

Lo esencial es identificar algo simple. Si lo guardo en papel y en formato electrónico, lo estoy guardando dos veces !!!. Guardar dos veces significa dos circuitos, el de software y el físico del papel. Y significa perder tiempo y dinero.

El circuito de software es casi objeto de otro post y admite la solución informática que se quiera, en local o en cloud computing, aunque ciertamente si aspiramos a suprimir el papel en “lo posible”, la solución de software debiera tener algunas aplicaciones que permitan la sustitución y faciliten la lectura y actuación en el documento de forma electrónica.

El circuito del papel físico introduce una nueva variable al problema: El espacio. Y esa variable afecta a otra: las operaciones. Para el que crea que estoy “delirando” y que el papel y su circulación no afectan a las “operaciones” de un despacho le recomiendo simplemente la visualización del video “la rebel.lió del jutges” ( la rebelión de los jueces..está en catalán..) para ver hasta que punto el traslado de papel afecta a la forma en que se trabaja y como hace perder sentido a la palabra “eficacia”.

El papel y su circulación lo entorpecen todo, simplemente porque ocupan espacio y psicológicamente atascan la “mente” del que ve papeles por todos lados. Basta con limpiar vuestra mesa de papeles un dia para comprobar la veracidad de lo que digo.

Lo cierto es que entonces necesitamos programas de ordenador que permitan una visualización mejor y más rápida de “expedientes foliados” ( que nombre tan feo) y que permitan hiperlinkarlos y marcarlos, ( de eso ya hay algo en el mercado).

El problema mental del abogado para este cambio está más en lo judicial que en lo otro,  así que sugiero que empecéis por lo fácil, expedientes extrajudiciales, sólo en formato electrónico ( los documentos originales que se los queden los clientes que son de ellos y el abogado no es ningún Angel custodio) y probéis lo fantástico que es tener la mesa limpia. Ah…y los procus que no notifiquen en PDF a la calle y a por otro…que hay muchos.

Lo cierto es que el papel ocupa demasiado espacio, que el espacio es dinero y que no estamos para gastos.

Tags: gestión documental, operaciones, organización

Gestion de tiempo de un Abogado

Por Josan García

Uno de los problemas endémicos de los abogados es gestionar su tiempo y lo cierto es que no consiguen hacerlo bien. Si pongo la siguiente lista la mayoría se va a sentir identificado con ella.

• Compruebas tu lista de trabajo diaria ( lo que es importante y lo que no)
• Compruebas tus e-mails una y otra vez
• Te sientas a empezar algo importante, …e inmediatamente sales a tomar cafe, fumar o hablar
• Hay algo que es importante en tu lista de tareas…y siempre está ahí.
• Casi siempre estas dispuesto a ayudar a quién lo necesita….para no hacer lo que debes

Al final, lo que hacemos es procrastinar…es decir dejar de hacer cosas que deberían hacerse ya !!! por cosas que nos son más fáciles de hacer, y al final trabajamos mucho más..y peor porque no sabemos reconocer la diferencia entre lo urgente y lo importante.

La solución básica a este problema de gestión de tiempo tiene mucho que ver con estandarizar la producción jurídica de un despacho. Si existen unos procesos y unos tiempos para realizar las cosas, la posibilidad de procrastinación disminuye exponencialmente. Al final a todos hay cosas que no nos gusta hacer pero si encontramos procesos y sistemas que nos ayuden ( obliguen) a hacerlas probablemente las hagamos con mayor eficiencia y nos hagan vivir menos angustiados. La Flexibilidad en los tiempos nos hace obtener peores resultados en términos de calidad jurídica, como el video propuesto nos explica. Operaciones y obligaciones nos ayudan sin duda a gestionar mejor el tiempo sin preferencias de gusto. Probamos…? Si sale bien, la angústia disminuye. Lo garantizo.

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Cloud Computing para abogados

Por Josan García

El titulo de mi entrada de hoy, es absurdo de “per se”.  Obviamente el “cloud computing” por si mismo tiene una entidad propia y no hace falta que sea para abogados, como tampoco existe “cloud computing” para médicos o para economistas, el cloud computing es…cloud computing!!!. De hecho pasa lo mismo con el famoso “marketing jurídico” expresión que jamás he comprendido a pesar de mis 20 años de ejercicio profesional y mi paso por 2 o 3 escuelas de negocios, pero casi dejo para otro día mi defensa contra la “invasión de los iurismarketinianos”.

Pero volviendo a lo nuestro…¿qué es cloud computing?.

El término en traducción libre vendría a querer decir “informática en la nube”, se trata de una tendencia de las compañías de nuevas tecnologías a dar a las empresas servicios seguros, eficientes, eficaces y atractivos.Claro, como hablo con abogados he empezado por el “seguros” no vaya a ser que empecemos a hablar de leyes, etiquetas y cajitas, normas, sanciones e incumplimientos, que es exactamente de lo que esto no va, como tampoco va de esto por ejemplo ni la compra electrónica ( hoy ya bastante difundida) ni el acceso a nuestras cuentas bancarias a través de Internet (transacciones electrónicas incluidas), a mi personalmente no me apetece dedicarle el post a eso, pero a quién quiera “pros y contras” de la cuestión legal  le dejo dos artículos que generaron su polémica hace un mes en este sentido para que cada cual se haga con su opinión, yo por descontado tengo la mia.

El cuento de la lechera 2.0 por Javier Maestre de Bufet Almeida

Esto no es un cuento 2.0 por Carlos Gracia Director de Google España/Portugal

De lo que “va esto” en verdad es de la posibilidad ante la crisis de reducir costes operativos hasta el casi cero y de ser completamente operativo (salvaguardando todas las leyes de protección de datos aplicables) simplemente con una conexión a Internet y olvidando cualquier cuestión relativa al mantenimiento de software y servidor (prácticamente inútil en estos casos). La posibilidad  de ser operativo en cualquier lugar del mundo simplemente con un portatil de 300 euros y una conexión a Internet fiable supone no solo la reducción de costes evidente ( fuera software de aplicativos y fuera servidor y mantenimiento) sino que también supone un aumento y flexibilidad de los tiempos de producción.

Desde el punto de vista del despacho colectivo permite derivar muchas producciones al entorno domiciliario del abogado permitiéndole a la vez conciliar su vida laboral con la familiar de una forma efectiva y sana, ( aunque conviene no olvidar lo importante de las reuniones de equipo y coordinación de trabajos esenciales en ese tipo de despachos,- muchas derivables también a la nube via Skype o Google talk -).

Desde el punto de vista del despacho individual al valor de la “conciliación” se le añade que en la práctica permite reducir los gastos al punto cero porque permite trabajar desde casa y reunirse con los clientes o bien en sus propias oficinas o si son particulares en sus casas o en la cafetería de un Gran Hotel o en las propias oficinas colegiales al efecto.

Vistas las ventajas prácticas, procede al que le apetezca girar la mirada a los inconvenientes que son tan irreales que van desde el ver a un pirata informático colgado de un palo de teléfono robándote no se qué información de no se qué expediente, ( es más fácil darle una patada a la puerta de tu despacho y robar el expediente fisico) hasta ver la alargada sombra de la APD persiguiéndote por contratar un servicio público de internet que suele estar absolutamente en regla con la normativa europea de protección de datos y que proporciona bastanbte más seguridad que el que tu pobre servidor podría dar.

En definitiva, se trata de verlo o no verlo, de lanzarse o no, mi post no va a convencer a nadie. El innovador lo probará, (hay que echarle unas horitas a desaprender lo antiguo y aprender lo nuevo), y el conservador se acogerá a los miedos que provoca el “cloud computing” a los que tienen esa convicción más neoludita.

Lo que puedo asegurar que no soporta ninguna polémica son los números de una opción y la otra. Coste tendente a cero contra estructura irrentable del pasado en un entorno de crisis. Esa es la apuesta, que cada cual tire sus dados.

Actualización 23:40 PM. veo que en Legal Today Miguel Angel ha hablado también de este tema desde otro angulo, así que mejor para vosotros, más info..aquí os la dejo..“La alternativa del cloud computing”

Procedimientos judiciales y Control de costes

Mi especialidad es franquicia e inmobiliario, así que por los Juzgados de lo Penal, no suelo caer, pero está mañana he estado en ellos para lo que debía ser la simple declaración tangencial de un cliente que además iba acogerse a su derecho a no declarar, ( media hora prevista a lo más). Naturalmente la media hora ha sido la primera de “espera”. Después ha venido el rato en que su señoría “claramente se ha puesto a mirar el expediente de que iba” y por último ha decidido una hora y media después suspender la declaración por un problema formal causado por una Providencia suya anterior !!!!!!.

Resultado para mi: 2 horas de mi coste no previstas en el expediente. Y la pregunta que viene después es inmediata: “Pero esto…¿quién lo paga?”. Silencio absoluto,…o sea yo.

Tradicionalmente se ha entendido que abogacía significaba pleito, y parece como ese es el camino del éxito de un despacho. “Buenos pleitos”.

En muchas clases he tenido que luchar por que los alumnos comprendiesen que en el momento que un asunto entra dentro del sistema judicial, perdemos inmediatamente sobre él muchos controles, pero sobretodo el del coste que tiene para nosotros, que va minando el margen de beneficio que tenemos sobre el asunto. De hecho si queremos ser eficientes, ( para eso hay que conocer los costes de cada uno y eso claro, da para otros 10 posts……), no nos queda más remedio que entender que una proporción importante de procedimientos judiciales sobre el total de asuntos del despacho nos atascan la producción del mismo. Son asuntos en los que perdemos el control del coste y en el que por mucho que cobremos, si empezamos a restar horas y dinero, la cosa se pone fea…. para nosotros claro.

Como no soy tan ingenuo de pretender convencer a nadie con un solo “post” sólo invitaré a una reflexión para acabar mi entrada de hoy:

¿Qué cara pondriáis si tuvieséis la capacidad de calcular las horas en dinero que vuestros despachos tienen pendientes de producir, naturalmente cuando sus señorías quieran, por asuntos judiciales para vuestros clientes?

tal vez esta.....?