Operaciones de producción en un Despacho de Abogados

Por Josan García

Como contestación a un comentario al post anterior enviado desde México hoy ya tenemos tema de post: las Operaciones.

Simplemente el nombre, ya suena extraño para un despacho de Abogados así que entiendo que una pequeña definición previa vendría bien.

Por operaciones entenderemos a

“todos” aquellos procesos del despacho necesarios para el desarrollo de la actividad del mismo.

Como ya se ve por la definición del concepto, escribir sobre el mismo sin especificar si hablamos de operaciones administrativas, de producción o de marketing, por poner tres ejemplos, trasciende en mucho a la longitud de un post, así que sólo me centraré en las operaciones de producción que además seguramente será las que más os interesen a los lectores. Lejos de “inventar” un tratado simplemente daré unas directrices para su buen funcionamiento:

a) Aunque cueste debemos de ser absolutamente conscientes que la preparación de cualquier caso, permite una metodología de proceso respecto a la forma de prepararlo y desarrollarlo. Pongamos un ejemplo. Un cliente trae una demanda:

1.- Se analiza sin cliente.

2.- Se identifica la diferente normativa de aplicación y la jurisprudencia aplicable.

3.- Se recibe al cliente para que explique su versión.

4.- Se presupuesta y nos aseguramos del “fine”

5.- Se acepta la hoja de encargo por el cliente.

6.- Se trabaja a fondo en la contestación en la demanda.

7.- Se trabaja en equipo su estrategia y prueba documental anexa

8.- Se redacta

9.- Se repasa

10.- Se Presenta

Es un ejemplo, cada uno que lo haga como quiera, pero un proceso debe estar secuenciado y escrito y a ser posible, grafiado.

b) Cualquier proceso de producción que se genere debe estar regido por los principios de eficiencia, eficacia y rentabilidad, lo cual implica que el “tiempo debe ser controlado”. Contar el tiempo que se dedica a las cosas es la base para calcular el coste.

c) Los procesos inevitablemente están condicionados en cuanto a su creación, al número de personas que los van a ejecutar. Ciertamente conjuntar acciones en equipo require unos procesos muy diferentes a los del trabajo individual, sobretodo porque hay que cuadrar agendas en tiempos “limite” ( los fines por ejemplo)

d) El trabajo realizado debe ser reportado, aunque sea a uno mismo. La única forma de comprender las decisiones que se van tomando a lo largo del mismo es dejar constancia de la información que se tenía y de los “porqués” de las decisiones que se tomaron. No en todas las secuencias del proceso se tiene toda la información del final, por lo que decisiones “erronéas” a lo largo del proceso se comprenden mejor con la información que “entonces” se tenia.

e) Tal como se intuye, hay que sumar a los costes de un asunto, los tiempos necesarios para controlar la secuencia de las cosas que se van haciendo, porque sin ese tiempo es muy difícil “controlar” el caso.

Si reflexionáis sobre estos 5 parámetros seguro que al volver a leer Abogado: ¿Artista o productor? se ven las cosas de otra manera. Si os fijáis nada obsta a aplicar el “gran talento artístico” de cada cual, pero dentro de la caja de proceso que corresponde…eso lo hacía hasta Leonardo Da Vinci !!!!

Tags: Abogados, gestión de despachos, law firm operations, operaciones en despachos de abogados

Abogados y Distribución del tiempo

Por Josan García

Siempre digo en mis clases que las normas de negocio básicas para gestionar un despacho de abogados son dos muy simples:

a) Los abogados vendemos “el tiempo que tenemos” que lo usamos para aplicar y entregar conocimiento.

b) Gestionar ese tiempo es la clave entre el éxito y el fracaso, y al final el asunto es comprar o producir horas “baratas” y venderlas “caras”.

Simple. El que sepa combinar esas dos reglas a la perfección no necesita absolutamente nada más.

Pero claro, no es tan sencillo como parece, la cosa tiene truco, porque como un despacho de abogado es un empresa de servicios jurídicos, ( aunque aún a muchos les cueste reconocerlo), hay que hacer cosas que hacen las empresas, como vender, gestionar recursos propios, financiarse, estructurar sus operaciones internas, crear circuitos administrativos,etc… y claro eso va más allá de la producción pura y simple del servicio jurídico a encargo del cliente. ¿Cómo distribuimos el tiempo para cada grupo de cosas?

Pues un estudio de Altman Weil del año 2001 que os presento en el gráfico adjunto da algunas pistas que conviene considerar:

El Estudio muestra tres areas de trabajo del abogado “gestor” (gestión, desarrollo de negocio, y producción pura) y desgrana como distribuyen su tiempo las diferentes firmas consultadas en función de su tamaño. Parece claro que a medida que el tamaño del despacho aumenta, también lo hace el tiempo de gestión que debe dedicar el abogado al mismo, en perjuicio de su capacidad de producción ( que naturalmente cede a un abogado no gestor más “barato”). La distribución de tiempos aquí presentada no es nada más que una muestra sobre un número determinado de despachos en Estados Unidos durante el año 2001, pera claramente muestra una tendencia a un mayor tiempo de Gestión en función del tamaño, lo cual “presuntamente” daría la razón a los que dicen que la gestión de despachos es para los grandes. Nada más lejos de la realidad.

Precisamente porque los pequeños no le pueden dedicar mucho tiempo, ( perderían  demasiadas horas de producción) sus decisiones en gestión tienen que ser de más “calidad” y lo más acertadas posibles, así que la gestión de despachos es más para ellos que para los grandes, donde un error de gestión se “nota” mucho menos en la cuenta de explotación.

Una reflexión más:  dedicar demasiado tiempo a la gestión cuando se es pequeño ( lo cual sucede con frecuencia cuando el abogado descubre los fantásticos beneficios de la gestión de despachos), puede producir sacudidas importantes en la cuenta de explotación. Ese es un error que “procede” evitar.

Conclusiones: Parar un poquito a pensar como voy a gestionar el tiempo que tengo en el próximo curso académico parece un idea que puede mejorar las cuentas de explotación sin hacer más ventas…que cosas!!! 

Novedades en la relación laboral de los abogados

Por Miguel Ángel Pérez de la Manga Falcón

Me entero por vía de jurismadrid que el Tribunal Supremo ha dictado una sentencia en la que anula el párrafo tercero del artículo 14.1 del RD 1331/2006, sobre la relación especial en el contrato de trabajo de los abogados.

El Real Decreto consideraba que a efectos del cómputo de la jornada máxima de trabajo no se computan los tiempos de espera ni los desplazamientos (sin perjuicio de que pudieran estar retribuidos).

En el enlace podéis ver la noticia original, en la que explica que la sentencia se fundamenta en la aplicación de una directiva comunitaria.

En lo que a nosotros nos interesa, veréis que todo lo relacionado con los juzgados equivale a perder el control del tiempo y en consecuencia, de los costes. Aunque este precepto era de dudosa aplicación práctica (¿qué es un tiempo de espera? ¿si hablo con el cliente es espera o gestión de la relación con el cliente? ¿si aprovecho para repasar el expediente es un tiempo de espera?) esta sentencia es una muestra más de la necesidad de plantearse seriamente dentro de la dirección general de un despacho el papel de los procedimientos judiciales.
Porque si traducimos del lenguaje jurídico al lenguaje del management la sentencia, ésta dice que a partir de ahora, los tiempos de espera en los juzgados provocarán un injusto (por no provocado) descenso de la productividad del abogado (mayor consumo de recursos del despacho para obtener el mismo resultado), que en muy pocas ocasiones podrá repercutir el coste al cliente, asumiendo el coste derivado de los tiempos de espera en los juzgados como propio.

Si alguien sigue pensando que asumir este tipo de cosasson normales en un sector y que no hay que trabajar la gestión de la producción y operaciones para remediarlo, que me lo explique en los comentarios.

Por cierto ¿cual es vuestro tiempo medio de espera en la puerta de un juzgado?