La Carga Procesal de un despacho de abogados

Por Josan García

Me preguntan mucho que porqué pienso que si la carga de trabajo procesal de un despacho de abogados “…supera el 20/ 30 % tienes un problema”.

Pongamos un ejemplo completamente diferente, supongamos que tenemos que plantearle un negocio a alguién para que ponga dinero en él, y dentro de las preguntas lógicas surgirá el

- “¿Cuanto crees que facturarás en un año?”

- 400.000 euros

- ¿Y cuanto nos costará el producto que vendes?

- No lo sé, porque no puedo determinar las horas de producción, dependerán de como se vaya configurando el producto

- Configurando…ya…¿Pero el precio ya lo habrás cerrado con el cliente? No?

- Si claro

- Entonces si sale más caro de coste qué?

- Es que eso no se puede preveer, habrá menos margen…que le vamos a hacer

- Bueno, pero al menos sabrás “cuando” se deberá de producir.

- No, eso tampoco lo puedo saber, me avisan y en tres días lo tengo que tener hecho.

- Pero eso afectará a la calidad del producto no?

- Si claro, pero que quieres que haga es un producto que sólo se puede producir así…

- Bueno tal vez invertiría si pudiésemos producir el producto y guardarlo pendiente que nos lo compren..

-Ya pero es que no se puede, se tiene que producir y consumir, no se puede almacenar…

- Al menos será un buen producto..

- Bueno, depende de que al final nos lo validen

- ¿Quién? ¿el cliente?…

- no el cliente no, no tiene ni idea, es un validador que aparece al final del proceso de producto y dice si es bueno o malo.

- Bueno, ¿y eso de que depende?

- No lo sé, es discrecional de cada “validador”

- Y esa validación ¿tarda mucho?

- Uy…!!!  hay que tener paciencia, Los validadores tienen mucho trabajo y a veces tardan meses, en algunos casos, hasta años..

-Y mientras? el cliente se tiene que esperar?

- Si claro, yo que quieres que haga…NO DEPENDE DE MI

- Esta claro que NADA de lo que haces en este producto DEPENDE DE TI

Probablemente  nuestro presunto inversor,  buscará algún otro negocio en el que pueda tener algunas “certezas” más, o que al menos lo que se haga dependa del que lo hace.

A mi me parece que queda claro el porque creo que más del 20 o 30% de carga procesal en un despacho es un problema. Yo diría que cristalino, pero seguro que alguien pensará que no.  

Operaciones de producción en un Despacho de Abogados

Por Josan García

Como contestación a un comentario al post anterior enviado desde México hoy ya tenemos tema de post: las Operaciones.

Simplemente el nombre, ya suena extraño para un despacho de Abogados así que entiendo que una pequeña definición previa vendría bien.

Por operaciones entenderemos a

“todos” aquellos procesos del despacho necesarios para el desarrollo de la actividad del mismo.

Como ya se ve por la definición del concepto, escribir sobre el mismo sin especificar si hablamos de operaciones administrativas, de producción o de marketing, por poner tres ejemplos, trasciende en mucho a la longitud de un post, así que sólo me centraré en las operaciones de producción que además seguramente será las que más os interesen a los lectores. Lejos de “inventar” un tratado simplemente daré unas directrices para su buen funcionamiento:

a) Aunque cueste debemos de ser absolutamente conscientes que la preparación de cualquier caso, permite una metodología de proceso respecto a la forma de prepararlo y desarrollarlo. Pongamos un ejemplo. Un cliente trae una demanda:

1.- Se analiza sin cliente.

2.- Se identifica la diferente normativa de aplicación y la jurisprudencia aplicable.

3.- Se recibe al cliente para que explique su versión.

4.- Se presupuesta y nos aseguramos del “fine”

5.- Se acepta la hoja de encargo por el cliente.

6.- Se trabaja a fondo en la contestación en la demanda.

7.- Se trabaja en equipo su estrategia y prueba documental anexa

8.- Se redacta

9.- Se repasa

10.- Se Presenta

Es un ejemplo, cada uno que lo haga como quiera, pero un proceso debe estar secuenciado y escrito y a ser posible, grafiado.

b) Cualquier proceso de producción que se genere debe estar regido por los principios de eficiencia, eficacia y rentabilidad, lo cual implica que el “tiempo debe ser controlado”. Contar el tiempo que se dedica a las cosas es la base para calcular el coste.

c) Los procesos inevitablemente están condicionados en cuanto a su creación, al número de personas que los van a ejecutar. Ciertamente conjuntar acciones en equipo require unos procesos muy diferentes a los del trabajo individual, sobretodo porque hay que cuadrar agendas en tiempos “limite” ( los fines por ejemplo)

d) El trabajo realizado debe ser reportado, aunque sea a uno mismo. La única forma de comprender las decisiones que se van tomando a lo largo del mismo es dejar constancia de la información que se tenía y de los “porqués” de las decisiones que se tomaron. No en todas las secuencias del proceso se tiene toda la información del final, por lo que decisiones “erronéas” a lo largo del proceso se comprenden mejor con la información que “entonces” se tenia.

e) Tal como se intuye, hay que sumar a los costes de un asunto, los tiempos necesarios para controlar la secuencia de las cosas que se van haciendo, porque sin ese tiempo es muy difícil “controlar” el caso.

Si reflexionáis sobre estos 5 parámetros seguro que al volver a leer Abogado: ¿Artista o productor? se ven las cosas de otra manera. Si os fijáis nada obsta a aplicar el “gran talento artístico” de cada cual, pero dentro de la caja de proceso que corresponde…eso lo hacía hasta Leonardo Da Vinci !!!!

Tags: Abogados, gestión de despachos, law firm operations, operaciones en despachos de abogados

La Gestión eficiente de un despacho de Abogados

Por Josan García

Soraya Callejos de Economist & Jurist, seguramente por error, me pidió que escribiese un artículo sobre esa tématica (La Gestión eficiente de un despacho de Abogados)  que se ha publicado este mes en Economist & Jurist.

Los que sois suscriptores probablemente ya lo hayáis recibido, y seguramente os habrá sonado familiar, porque muchas de las reflexiones tienen como base “posts”  de este blog que para mi ( y espero que para vosotros también)  es ya un auténtico repositorio de conocimiento de lo que sé sobre esto de la “gestión de despachos”.

Articulo E&J Octubre 2009

En cualquier caso el formato en PDF de la publicación que aquí os dejo linkado así como su compendio de ideas ( más sistematizado) igual os es de interés, así que ahí queda y en cualquier caso siempre os lo podéis descargar en formato electrónico. ( aunque para qué si ya esta aquí !!! no hace falta guardarlo otra vez)

Hay que ser eficientes 

¿Marketing Solo?

Por Josan García

Desde hace años, los despachos venimos observando la proliferación de proveedores de “marketing” para despachos de abogados, incluso parece que existe cierta aceptación del término “marketing jurídico”, como indicador de una específica disciplina de marketing o de una especificidad de la misma para un determinado sector. Sin ánimo de faltar a nadie, en mi paso por dos escuelas de negocios y de mis periplos por Estados Unidos ( donde la disciplina de gestión de despachos está avanzadísima), jamás oí hablar de un marketing específico para abogados como tal, como tampoco lo hay para zapateros ni para restaurantes que también tienen sus propias especificidades y no por ello hay marketing de restaurantes ni de zapateros.El marketing desde hace años es marketing y ya está.

Y más aún, el marketing por si solo no va a resolver ninguno de los problemas de los despachos de abogados, ni de ninguna otra empresa, el marketing esta encuadrado dentro de la gestión de un empresa como otras áreas, ( la financiera, las ventas, la dirección estratégica…), y sin ellas y su coordinación con las mismas, que nadie se engañe, la cosa no funciona.

Pero por encima de definiciones terminológicas ( absolutamente inútiles por otro lado) y de la invasión de los “iurismarketinianos” que abogan por la “ultrapotencia” de su disciplina olvidando su palanca con las otras áreas mencionadas de la gestión, hoy, me apetece hablar de algunas cosas de marketing, simplemente a modo de reflexión y con la idea de desterrar “asunciones” presentes en la mente de los abogados así que me limitaré a lanzar ideas para pensar:

• El marketing es una filosofía de la compañía, no un departamento o una cosa que hace uno un rato…
• El marketing no puede prometer lo que después el despacho no podrá cumplir.
• Un despacho de abogados no está  en el negocio de los servicios jurídicos, resuelve problemas de sus clientes.
• No confundas esfuerzo con resultado
• El marketing no es una disciplina del “preparados, fuego,…. apunten”, sino del “preparados, apunten…fuego”
• Si quieres que la gente hable de tu despacho….dales algo de qué hablar…

Podría desarrollar cada uno de estos items superextensamente, pero entonces nos habría ayudado en nada…cada uno debe encontrar el desarrollo de los mismos y la adecuación a su despacho…

Buena suerte… 

Ser totalmente rentable

Por Josan García

La Rentabilidad total, es algo absolutamente deseable en cualquier despacho de abogados, que como empresa de servicios jurídicos tiene que tener solo dos aspiraciones vitales que le lleven a ese resultado:  Tener una ventaja competitiva y que ésta a su vez sea sostenible en el tiempo.

Lo cierto es que por encima de “excelencias operacionales” y ” de clientes satisfechos” el resultado final tiene que ser dinero a favor. Podemos ser un despacho técnicamente excelente y con unos clientes satisfechísimos, pero con una cuenta de resultados que llora, y para eso no trabaja nadie.

La Rentabilidad total por encima de cualquier otro criterio se basa en el resultado de sus sumandos, lo que significa en un despacho de abogados que toda persona que trabaja en él, o todos los “equipos” que trabajan en él tienen que ser rentables. Con frecuencia en mis trabajos de consultoría para despachos me entrevisto con abogados asociados que no tienen muy claro este concepto y que curiosamente despreciando el criterio de la rentabilidad basan su propia valoración en la excelencia técnica de lo que producen y del excelente trato con el que manejan al cliente, dos virtudes que sin duda ayudan pero que ciertamente no son las “críticas” para que puedan mantener su puesto de trabajo.

Cualquier socio director, para evaluar el trabajo de un asociado o socio, va a valorar primariamente el beneficio que éste le da al despacho, ( o eso es lo que debiera hacer), por encima de cualquier otra cuestión. Si eres rentable sirves y recompensas la seguridad de tu sueldo mensual más bonos que te da la firma, si no eres rentable, desgradeces el esfuerzo de seguridad que la empresa hace por ti y que te evite el riesgo de las ventas y la tesorería.

En las firmas más pequeñas es el mismo resultado, porque las sumas pueden tener muchos componentes o sólo dos, pero siguen siendo sumas, y la ecuación del beneficio sigue siendo “Ingresos” menos “Gastos”. Cuando el resultado no es positivo, de nada sirve la calidad técnica ni el excelente trato con el cliente, porque el puesto de trabajo del “irrentable” está en peligro.

Si se puede visualizar lo que explico es simple, pero algo que sucede muy frecuentemente es que muchos directores no son capaces de visualizar esta circunstancia y entonces un despacho se convierte en un “club de futbol”, es decir en un negocio donde el que gana siempre es el” jugador” que en este caso no es precisamente quien pone el riesgo, porque además, aunque él haga GOL, su equipo no es el que gana el partido.

Cogéis la hoja de excel y os ponéis un rato de domingo a hacer números….después del futbol claro !!! 

Cloud Computing para abogados

Por Josan García

El titulo de mi entrada de hoy, es absurdo de “per se”.  Obviamente el “cloud computing” por si mismo tiene una entidad propia y no hace falta que sea para abogados, como tampoco existe “cloud computing” para médicos o para economistas, el cloud computing es…cloud computing!!!. De hecho pasa lo mismo con el famoso “marketing jurídico” expresión que jamás he comprendido a pesar de mis 20 años de ejercicio profesional y mi paso por 2 o 3 escuelas de negocios, pero casi dejo para otro día mi defensa contra la “invasión de los iurismarketinianos”.

Pero volviendo a lo nuestro…¿qué es cloud computing?.

El término en traducción libre vendría a querer decir “informática en la nube”, se trata de una tendencia de las compañías de nuevas tecnologías a dar a las empresas servicios seguros, eficientes, eficaces y atractivos.Claro, como hablo con abogados he empezado por el “seguros” no vaya a ser que empecemos a hablar de leyes, etiquetas y cajitas, normas, sanciones e incumplimientos, que es exactamente de lo que esto no va, como tampoco va de esto por ejemplo ni la compra electrónica ( hoy ya bastante difundida) ni el acceso a nuestras cuentas bancarias a través de Internet (transacciones electrónicas incluidas), a mi personalmente no me apetece dedicarle el post a eso, pero a quién quiera “pros y contras” de la cuestión legal  le dejo dos artículos que generaron su polémica hace un mes en este sentido para que cada cual se haga con su opinión, yo por descontado tengo la mia.

El cuento de la lechera 2.0 por Javier Maestre de Bufet Almeida

Esto no es un cuento 2.0 por Carlos Gracia Director de Google España/Portugal

De lo que “va esto” en verdad es de la posibilidad ante la crisis de reducir costes operativos hasta el casi cero y de ser completamente operativo (salvaguardando todas las leyes de protección de datos aplicables) simplemente con una conexión a Internet y olvidando cualquier cuestión relativa al mantenimiento de software y servidor (prácticamente inútil en estos casos). La posibilidad  de ser operativo en cualquier lugar del mundo simplemente con un portatil de 300 euros y una conexión a Internet fiable supone no solo la reducción de costes evidente ( fuera software de aplicativos y fuera servidor y mantenimiento) sino que también supone un aumento y flexibilidad de los tiempos de producción.

Desde el punto de vista del despacho colectivo permite derivar muchas producciones al entorno domiciliario del abogado permitiéndole a la vez conciliar su vida laboral con la familiar de una forma efectiva y sana, ( aunque conviene no olvidar lo importante de las reuniones de equipo y coordinación de trabajos esenciales en ese tipo de despachos,- muchas derivables también a la nube via Skype o Google talk -).

Desde el punto de vista del despacho individual al valor de la “conciliación” se le añade que en la práctica permite reducir los gastos al punto cero porque permite trabajar desde casa y reunirse con los clientes o bien en sus propias oficinas o si son particulares en sus casas o en la cafetería de un Gran Hotel o en las propias oficinas colegiales al efecto.

Vistas las ventajas prácticas, procede al que le apetezca girar la mirada a los inconvenientes que son tan irreales que van desde el ver a un pirata informático colgado de un palo de teléfono robándote no se qué información de no se qué expediente, ( es más fácil darle una patada a la puerta de tu despacho y robar el expediente fisico) hasta ver la alargada sombra de la APD persiguiéndote por contratar un servicio público de internet que suele estar absolutamente en regla con la normativa europea de protección de datos y que proporciona bastanbte más seguridad que el que tu pobre servidor podría dar.

En definitiva, se trata de verlo o no verlo, de lanzarse o no, mi post no va a convencer a nadie. El innovador lo probará, (hay que echarle unas horitas a desaprender lo antiguo y aprender lo nuevo), y el conservador se acogerá a los miedos que provoca el “cloud computing” a los que tienen esa convicción más neoludita.

Lo que puedo asegurar que no soporta ninguna polémica son los números de una opción y la otra. Coste tendente a cero contra estructura irrentable del pasado en un entorno de crisis. Esa es la apuesta, que cada cual tire sus dados.

Actualización 23:40 PM. veo que en Legal Today Miguel Angel ha hablado también de este tema desde otro angulo, así que mejor para vosotros, más info..aquí os la dejo..“La alternativa del cloud computing”

Manage Law en Legaltoday

Por Miguel Ángel Pérez de la Manga Falcón

La publicación electrónica Legaltoday (Thomson-Aranzadi) se hizo eco ayer del lanzamiento de Manage Law. Legaltoday es una web de referencia para los abogados y a través de sus diferentes áreas (actualidad, firmas, práctica jurídica, gestión del despacho y opinión) podemos encontrar información interesante aplicable a la actividad diaria de nuestros despachos.

Como veréis, la web tiene tanto contenidos jurídicos como de gestión del despacho, una visión del ejercicio moderno de la profesión de abogado que compartimos, ya que hoy no es posible mantener la viabilidad y rentabilidad de un despacho con conocimientos estrictamente jurídicos. La competencia obliga a ir introduciendo conocimientos de management y transformar los despachos en empresas de servicios jurídicos.

Os dejo el enlace con la noticia publicada y os recomendamos una lectura de sus secciones, seguro que os van a interesar.