La Gestión eficiente de un despacho de Abogados

Por Josan García

Soraya Callejos de Economist & Jurist, seguramente por error, me pidió que escribiese un artículo sobre esa tématica (La Gestión eficiente de un despacho de Abogados)  que se ha publicado este mes en Economist & Jurist.

Los que sois suscriptores probablemente ya lo hayáis recibido, y seguramente os habrá sonado familiar, porque muchas de las reflexiones tienen como base “posts”  de este blog que para mi ( y espero que para vosotros también)  es ya un auténtico repositorio de conocimiento de lo que sé sobre esto de la “gestión de despachos”.

Articulo E&J Octubre 2009

En cualquier caso el formato en PDF de la publicación que aquí os dejo linkado así como su compendio de ideas ( más sistematizado) igual os es de interés, así que ahí queda y en cualquier caso siempre os lo podéis descargar en formato electrónico. ( aunque para qué si ya esta aquí !!! no hace falta guardarlo otra vez)

Hay que ser eficientes 

Ser totalmente rentable

Por Josan García

La Rentabilidad total, es algo absolutamente deseable en cualquier despacho de abogados, que como empresa de servicios jurídicos tiene que tener solo dos aspiraciones vitales que le lleven a ese resultado:  Tener una ventaja competitiva y que ésta a su vez sea sostenible en el tiempo.

Lo cierto es que por encima de “excelencias operacionales” y ” de clientes satisfechos” el resultado final tiene que ser dinero a favor. Podemos ser un despacho técnicamente excelente y con unos clientes satisfechísimos, pero con una cuenta de resultados que llora, y para eso no trabaja nadie.

La Rentabilidad total por encima de cualquier otro criterio se basa en el resultado de sus sumandos, lo que significa en un despacho de abogados que toda persona que trabaja en él, o todos los “equipos” que trabajan en él tienen que ser rentables. Con frecuencia en mis trabajos de consultoría para despachos me entrevisto con abogados asociados que no tienen muy claro este concepto y que curiosamente despreciando el criterio de la rentabilidad basan su propia valoración en la excelencia técnica de lo que producen y del excelente trato con el que manejan al cliente, dos virtudes que sin duda ayudan pero que ciertamente no son las “críticas” para que puedan mantener su puesto de trabajo.

Cualquier socio director, para evaluar el trabajo de un asociado o socio, va a valorar primariamente el beneficio que éste le da al despacho, ( o eso es lo que debiera hacer), por encima de cualquier otra cuestión. Si eres rentable sirves y recompensas la seguridad de tu sueldo mensual más bonos que te da la firma, si no eres rentable, desgradeces el esfuerzo de seguridad que la empresa hace por ti y que te evite el riesgo de las ventas y la tesorería.

En las firmas más pequeñas es el mismo resultado, porque las sumas pueden tener muchos componentes o sólo dos, pero siguen siendo sumas, y la ecuación del beneficio sigue siendo “Ingresos” menos “Gastos”. Cuando el resultado no es positivo, de nada sirve la calidad técnica ni el excelente trato con el cliente, porque el puesto de trabajo del “irrentable” está en peligro.

Si se puede visualizar lo que explico es simple, pero algo que sucede muy frecuentemente es que muchos directores no son capaces de visualizar esta circunstancia y entonces un despacho se convierte en un “club de futbol”, es decir en un negocio donde el que gana siempre es el” jugador” que en este caso no es precisamente quien pone el riesgo, porque además, aunque él haga GOL, su equipo no es el que gana el partido.

Cogéis la hoja de excel y os ponéis un rato de domingo a hacer números….después del futbol claro !!! 

A vueltas con las Provisiones de Fondos

Por Josan García

Tirando del hilo del último post de Miguel Angel me vino a la cabeza la idea de hoy.

Uno de los “legados” que nos quedan del pasado de profesión de “profesionales del derecho” y valga la redundancia es las “provisiones de fondo”. Tradicionalmente fueron “inventadas” como herramientas para un entorno en el que el “abogado-artista” no podía calcular el precio de sus honorarios porque “no se sabía” el tiempo que le iba a tener que dedicar a su “arte”. Esa “incertidumbre” (inaceptable hoy en la prestación de cualquier servicio) era la que justificaba la herramienta, que funcionaba por un entorno de “competencia” escaso y en el que el anclaje de la confianza superaba en mucho el interés por el precio.

El paso del tiempo, todos sabemos, ha pervertido esa presunta “utilidad” en un abuso que ha generado muchos problemas a las comisiones de deontología de los colegios profesionales de cada ciudad, por quejas de clientes que sobretodo perciben como inaceptable la incertidumbre del precio, porque hoy en día  la confianza no se rifa y donde das una patada a una piedra y salen 17 abogados. Primera conclusión las provisiones de fondos no sirven ni comercialmente, ni para que el cliente perciba que recibe un servicio adecuado desde el punto de vista de su atención.

Sin embargo hay una segunda reflexión respecto a las Provisiones de fondo mucho más profunda y que afecta a la gestión de negocio de una firma de servicios profesionales. Las Provisiones de fondo “engañan” a las cuentas de explotación porque mentalmente u operativamente las sumamos a la casilla de “ventas” pero claro “¿a qué venta?” la del total factura que pensamos cobrar? ( si es que ya está previsto, porque a veces ni lo sabemos nosotros) o imputamos a venta solo lo que hemos cobrado en concepto de PF.

Además contablemente es un “chuzo” porque en realidad la PF es dinero que le debemos al cliente, aunque sea en trabajo, y por último fiscalmente cuando venga la comprobación o la inspección habra que ver que dice la Agencia Tributaria respecto al IVA incluido o no ( por prestación de servicios con pago adelantado y sin IVA desglosado que según ellos procederá cobrar). En fin que solo es un problema y un dolor de cabeza.

Al igual que cualquier servicio que se presta hoy en la sociedad de consumo en la que vivimos, en la prestación de servicios jurídicos procede hacer un presupuesto previo, ( si, si, hay que mojarse calculando por experiencia el coste de las horas previstas), una hoja de encargo que especifique que trabajo voy a realizar a cambio de qué dinero y por último preveer un calendario de pagos ( cada vez más necesario en nuestros días), con facturas emitidas a cada uno de los vencimientos con su IVA correspondiente.

Con ello tendremos clientes contentos que sabrán previamente lo que han contratado y qué les va a costar, podremos calcular ratios de rentabilidad reales en nuestra cuenta de explotación ( por ventas de verdad) y evitaremos posibles incidencias fiscales.

La provisión de fondos ha muerto!!!!

Viva el presupuesto previo, la hoja de encargo y la factura!!!!!