La Gestión eficiente de un despacho de Abogados

Por Josan García

Soraya Callejos de Economist & Jurist, seguramente por error, me pidió que escribiese un artículo sobre esa tématica (La Gestión eficiente de un despacho de Abogados)  que se ha publicado este mes en Economist & Jurist.

Los que sois suscriptores probablemente ya lo hayáis recibido, y seguramente os habrá sonado familiar, porque muchas de las reflexiones tienen como base “posts”  de este blog que para mi ( y espero que para vosotros también)  es ya un auténtico repositorio de conocimiento de lo que sé sobre esto de la “gestión de despachos”.

Articulo E&J Octubre 2009

En cualquier caso el formato en PDF de la publicación que aquí os dejo linkado así como su compendio de ideas ( más sistematizado) igual os es de interés, así que ahí queda y en cualquier caso siempre os lo podéis descargar en formato electrónico. ( aunque para qué si ya esta aquí !!! no hace falta guardarlo otra vez)

Hay que ser eficientes 

Los datos económicos de nuestros despachos y su valor en tiempos de crisis

Por Miguel Ángel Pérez de la Manga Falcón

Normalmente, en la labor diaria de gestión de nuestros despachos de abogados, a la hora de elaborar presupuestos anuales de ingresos o gastos revisamos los dos o tres años inmediatamente anteriores, y a partir de ahí, y después de analizar las novedades que vamos a introducir en el siguiente ejercicio nos lanzamos a preparar un presupuesto de ingresos y gastos.

Pero, ¿tiene sentido aplicar esta técnica en el año 2009? La respuesta es compleja. El análisis de los datos históricos, tanto de facturación como de gastos, pueden servirnos como fotografía de lo que ha pasado, y muchas veces son una ayuda para saber lo que nos puede pasar el año siguiente y para preparar los presupuestos del siguiente ejercicio (sin caer en la mecánica fácil de subir los ingresos un x% y los gastos un x-5%). Pero en lo que se refiere a la elaboración de los presupuestos del año siguiente, ese análisis encaja mejor en un periodo de continuidad económica.

En el año 2009 nos vamos a encontrar con un aumento de presupuestos no aceptados que no responderán a insatisfacción con el producto ofrecido o disconformidad del cliente con el precio, simplemente nos encontraremos con clientes que necesitan nuestros servicios, están de acuerdo con el precio, confían en nosotros, pero…no nos pueden pagar.

¿Cómo analizaremos estos presupuestos no aceptados? ¿Igual que si el cliente cree que el precio es muy alto? ¿O como si el cliente no estuviera de acuerdo con la solución que ofrecemos en nuestra propuesta? ¿Debemos tomar decisiones directivas que afecten a la estructura de nuestro despacho por un aumento de presupuestos no aceptados de ese tipo?

Este año vamos a tener que dirigir con más “arte” de lo normal, y toda la información va a tener que ser interpretada bajo las circunstancias excepcionales de mercado que vivimos. El management es ciencia y arte, y este año las dosis artísticas van a tener su dificultad.

Crisis en los despachos!!!!

Por Josan García

Llevo un par de días de formación entre Cursos de Manage law ( aquí las fotos) y el Master del ISDE ( del que aún me quedan 10 horas por dar las próximas dos semanas) y el tema recurrente además del afán de aprender temas de gestión para despachos es… “la crisis”. Y con frecuencia se me pregunta si en este entorno, las normas de gestión que enseñamos van a funcionar. Es más estos días he atendido a algún  abogado en situación complicada, como en la que muchos estamos. Asi que para formular más claramente mi opinión he decidido dejarla por escrito.

a) La ausencia de liquidez actual con bajada de ventas e impagos no implica la culpabilidad de nadie en nada, hasta al más prudente en su gestión ( que no quiere decir para nada que sea el que lo ha hecho más bien!!!!) se va a quedar sin reservas, esto es largo hasta para los prudentes. Si los clientes no tienen líquido es porque no lo hay en el mercado, y eso no es culpa de ningún  abogado ni de su gestión, sino de fuerzas macroeconómicas que no controlamos.

b) Los cambios que experimenta el mercado por esa ausencia de liquidez no invalidan las reglas de los modelos de negocios, pero si que hacen que su aplicación lo sea en un sentido diferente. No tiene sentido salir a vender cosas por las que la gente no esta dispuesta a pagar, de hecho eso no ha tenido sentido nunca, lo que quiero decir es por lo que “hoy” no esta dispuesta a pagar, aunque en el pasado si lo estuviera.

Ahora más que nunca hay que pensar con calma y acierto: “¿por qué la gente va a estar dispuesta a pagar?” porque eso es lo único que van a comprar.

c) No nos engañemos, tampoco van a comprar mucho de nada, por mucho que acertemos el producto, básicamente porque no van a tener con que pagar. Así que lo realmente inteligente será preveer unas ventas pobres en recesión y con deflación e intentar ser “sobrevivibles” con ellas. El reto hoy es llegar vivos a la vuelta de la liquidez ( 2011¿?) e intentar sobrevivir y sembrar para recoger entonces. El que quiera recoger beneficios antes se la va a pegar porque puede que le compren…pero no le pagarán, porqué no tendrán con qué.

Sobrevivir y pensar bien en el futuro (2011), claramente en mi opinión  estos van a ser los retos del sector. Obviamente para sobrevivir no podemos mantener estructuras del pasado que hoy se revelan como irrentables. El futuro pasa por innovar los procesos de producción de nuestros despachos apalancándonos en las nuevas tecnologías, olvidando el valor del “espacio” y del “papel” y desaprendiendo (gran palabra!!!) lo que en el pasado nos funcionaba, que hoy es claramente un lastre.

“No espacio, no papel y nuevas tecnologías” claves de nuestro futuro…de “subir a la nube” hablamos otro día.

Stormy Thursday

Por Josan García

Parece que el amigo Stefano Cardinale y sus secuaces del ISDE en confabulación con el ICAB, no sólo se han empeñado en complicar gravemente mi agenda, sino que además cual soldado alemán castigado me envían al frente ruso el próximo jueves a las 19 horas donde en el Colegio de Abogados de Barcelona me piden que dé la sesión presentación del Master Jurídico bajo el sugerente título  ” Aprovechar la crisis para posicionarse en el mercado”.

Definitivamente buscaré un conejo dentro la chistera a ver que sale y intentaré dar algunas claves para el complejo panorama que nos aprieta, intentando contar con las buenas artes de Miguel Angel, para luego irnos corriendo al “Mayura” a lo del Legal Thursday.

Lo que puedo asegurar es que para meterme en “el charco” de ese título no me ha pedido opinión nadie antes, lo cual confirma mi teoría que se piensan que o soy mago o estoy loco!!!!

Lo bueno…que seguro que podré compartir con muchos de vosotros un montón de cosas que nos ayuden a todos a mejorar.

PD: Los que quieran venir a la sesión inagural deberían linkar con la web del ICAB porque creo que hay que confirmar asistencia.

Costes de producción en tiempos de crisis

Por Miguel Ángel Pérez de la Manga Falcón   

Ayer tuve el placer de impartir la sesión final del módulo de dirección y administración en el Máster en Dirección y Administración de Despachos en el Instituto Superior de Derecho y Economía (ISDE).

Al ser una sesión final repasamos todos los temas del módulo (elaboración de un plan de negocio, normas para una transformación hacia una empresa de servicios jurídicos, gestión del conocimiento, dirección estratégica, planificación y control de gastos e ingresos y sistemas de información).

Una vez más el tema estrella creo que fue el control del coste interno de produción del servicio jurídico. Es un tema que no me canso de decir que es muy importante, que tenemos que saber lo que nos cuesta a nosotros producir un servicio jurídico, porque en caso contrario estamos haciendo las cosas por intuición.

No es necesario tener un software sofisticado para hacerlo (se puede hacer con un ERP o con un lápiz y papel, pasando por una hoja de cálculo), aunque como paso previo hay que tener un control de las horas dedicadas a cada proyecto (o expediente, como lo queráis llamar, yo prefiero “proyecto”).

También identifiqué como otro de los grandes miedos pedir a las personas que trabajan con nosotros que imputen las horas que dedican a cada proyecto. En Manage Law, cuando afrontamos este tema en nuestros trabajos de consultoría, lo planteamos de forma muy directa y dejando claro que no es un control del colaborador (¿alguien sigue pensando que en servicios jurídicos ser puntual y estar ocho horas sentado en una silla es un valor en alza?) sino una herramienta de gestión que beneficia a todos.

Nos esperan unos meses (¿18? ¿24?) difíciles económicamente. Creo que es momento de tomarse en serio este tipo de cosas. Nuestros despachos necesitan funcionar con normas de dirección y gestión de empresas de servicios (cualquier lector que no sea del ámbito jurídico se va a sorprender de la afirmación por redundante). Hasta hace muy poco veíamos negocios florecientes (que todos conocemos) muy mal gestionados, que subieron y bajaron al ritmo del entorno económico. Hoy están cerrados casi todos. Que no nos pase lo mismo está en nuestras manos.

Trabajo, facturas y cobros en tiempos de crisis

Por Miguel Ángel Pérez de la Manga Falcón

Que no desaparezcan tus honorarios

La semana pasada me pidieron desde Expansión mi opinión sobre la estrategia a seguir en los despachos de abogados pequeños y medianos en relación a la forma de gestionar los cobros ante el entorno económico adverso que se avecina. Además de lo que se publicó en pasado martes (dejo un archivo con el artículo para quien quiera leer varias opiniones de responsables del despachos) me gustaría ampliar un poco más mi opinión sobre este tema.

Superados ya los tópicos que tantas veces hemos oído, del tipo “ahora los abogados os estaréis forrando, ¿no? ” (si a nuestros clientes les va mal, a corto o medio plazo a nosotros también), debemos plantearnos si debemos cambiar la forma de pago que ofrecemos a nuestros clientes. En estos tiempos la cantidad de trabajo aumenta considerablemente, pero eso no quiere decir que aumenten en la misma proporción nuestros ingresos. Un desfase no controlado puede causarnos problemas muy serios.

Los aplazamientos y fraccionamientos en los cobros que hasta ahora han podido ser un argumento de venta, pueden dejar de serlo porque se pueden volver en nuestra contra. Si nosotros pagamos a nuestro principal proveedor (nuestros colaboradores) a final de mes y aplazamos los cobros de nuestros clientes dos o tres meses (con el riesgo de que al final algunas facturas no se lleguen a pagar por falta de liquidez de la empresa del cliente), nuestras finanzas corren peligro. Sería muy largo para un blog entrar en las complejidades de las finanzas a las que se enfrenta un abogado muchas veces sin saberlo, pero si tus NOF (necesidades operativas de fondos) crecen excesivamente, estás en peligro.

Por este motivo creo que es muy importante tener algunos puntos claros:

- Controlar la media de los días de pago a tus proveedores y los días que tardan en pagar tus clientes.

- Trabajar siempre con propuestas de colaboración y presupuestos de honorarios.

- Detallar muy bien los trabajos que se presupuestan, dividirlo en fases y asignar un cobro a cada fase. Así, los imprevistos que puedan darse se podrán tratar con el cliente sin la menor tensión.

- No demorar el momento de facturar aunque se tenga mucho trabajo.

- No financiar muchas horas si no se tiene muy claro que se van a cobrar.

- Controlar el porcentaje de procedimientos judiciales que tenemos en el despacho, ya que son el verdadero “agujero negro” por donde se van horas y horas que muchas veces no podemos facturar al cliente.

En resumen, no uséis tanto el procesador de texto y hacer un poco más de caso a las hojas de cálculo.

Para descargar el artículo publicado en Expansión (edición en papel) pulsa el siguiente link:

Artículo en Expansion