Operaciones de producción en un Despacho de Abogados

Por Josan García

Como contestación a un comentario al post anterior enviado desde México hoy ya tenemos tema de post: las Operaciones.

Simplemente el nombre, ya suena extraño para un despacho de Abogados así que entiendo que una pequeña definición previa vendría bien.

Por operaciones entenderemos a

“todos” aquellos procesos del despacho necesarios para el desarrollo de la actividad del mismo.

Como ya se ve por la definición del concepto, escribir sobre el mismo sin especificar si hablamos de operaciones administrativas, de producción o de marketing, por poner tres ejemplos, trasciende en mucho a la longitud de un post, así que sólo me centraré en las operaciones de producción que además seguramente será las que más os interesen a los lectores. Lejos de “inventar” un tratado simplemente daré unas directrices para su buen funcionamiento:

a) Aunque cueste debemos de ser absolutamente conscientes que la preparación de cualquier caso, permite una metodología de proceso respecto a la forma de prepararlo y desarrollarlo. Pongamos un ejemplo. Un cliente trae una demanda:

1.- Se analiza sin cliente.

2.- Se identifica la diferente normativa de aplicación y la jurisprudencia aplicable.

3.- Se recibe al cliente para que explique su versión.

4.- Se presupuesta y nos aseguramos del “fine”

5.- Se acepta la hoja de encargo por el cliente.

6.- Se trabaja a fondo en la contestación en la demanda.

7.- Se trabaja en equipo su estrategia y prueba documental anexa

8.- Se redacta

9.- Se repasa

10.- Se Presenta

Es un ejemplo, cada uno que lo haga como quiera, pero un proceso debe estar secuenciado y escrito y a ser posible, grafiado.

b) Cualquier proceso de producción que se genere debe estar regido por los principios de eficiencia, eficacia y rentabilidad, lo cual implica que el “tiempo debe ser controlado”. Contar el tiempo que se dedica a las cosas es la base para calcular el coste.

c) Los procesos inevitablemente están condicionados en cuanto a su creación, al número de personas que los van a ejecutar. Ciertamente conjuntar acciones en equipo require unos procesos muy diferentes a los del trabajo individual, sobretodo porque hay que cuadrar agendas en tiempos “limite” ( los fines por ejemplo)

d) El trabajo realizado debe ser reportado, aunque sea a uno mismo. La única forma de comprender las decisiones que se van tomando a lo largo del mismo es dejar constancia de la información que se tenía y de los “porqués” de las decisiones que se tomaron. No en todas las secuencias del proceso se tiene toda la información del final, por lo que decisiones “erronéas” a lo largo del proceso se comprenden mejor con la información que “entonces” se tenia.

e) Tal como se intuye, hay que sumar a los costes de un asunto, los tiempos necesarios para controlar la secuencia de las cosas que se van haciendo, porque sin ese tiempo es muy difícil “controlar” el caso.

Si reflexionáis sobre estos 5 parámetros seguro que al volver a leer Abogado: ¿Artista o productor? se ven las cosas de otra manera. Si os fijáis nada obsta a aplicar el “gran talento artístico” de cada cual, pero dentro de la caja de proceso que corresponde…eso lo hacía hasta Leonardo Da Vinci !!!!

Tags: Abogados, gestión de despachos, law firm operations, operaciones en despachos de abogados

Ser totalmente rentable

Por Josan García

La Rentabilidad total, es algo absolutamente deseable en cualquier despacho de abogados, que como empresa de servicios jurídicos tiene que tener solo dos aspiraciones vitales que le lleven a ese resultado:  Tener una ventaja competitiva y que ésta a su vez sea sostenible en el tiempo.

Lo cierto es que por encima de “excelencias operacionales” y ” de clientes satisfechos” el resultado final tiene que ser dinero a favor. Podemos ser un despacho técnicamente excelente y con unos clientes satisfechísimos, pero con una cuenta de resultados que llora, y para eso no trabaja nadie.

La Rentabilidad total por encima de cualquier otro criterio se basa en el resultado de sus sumandos, lo que significa en un despacho de abogados que toda persona que trabaja en él, o todos los “equipos” que trabajan en él tienen que ser rentables. Con frecuencia en mis trabajos de consultoría para despachos me entrevisto con abogados asociados que no tienen muy claro este concepto y que curiosamente despreciando el criterio de la rentabilidad basan su propia valoración en la excelencia técnica de lo que producen y del excelente trato con el que manejan al cliente, dos virtudes que sin duda ayudan pero que ciertamente no son las “críticas” para que puedan mantener su puesto de trabajo.

Cualquier socio director, para evaluar el trabajo de un asociado o socio, va a valorar primariamente el beneficio que éste le da al despacho, ( o eso es lo que debiera hacer), por encima de cualquier otra cuestión. Si eres rentable sirves y recompensas la seguridad de tu sueldo mensual más bonos que te da la firma, si no eres rentable, desgradeces el esfuerzo de seguridad que la empresa hace por ti y que te evite el riesgo de las ventas y la tesorería.

En las firmas más pequeñas es el mismo resultado, porque las sumas pueden tener muchos componentes o sólo dos, pero siguen siendo sumas, y la ecuación del beneficio sigue siendo “Ingresos” menos “Gastos”. Cuando el resultado no es positivo, de nada sirve la calidad técnica ni el excelente trato con el cliente, porque el puesto de trabajo del “irrentable” está en peligro.

Si se puede visualizar lo que explico es simple, pero algo que sucede muy frecuentemente es que muchos directores no son capaces de visualizar esta circunstancia y entonces un despacho se convierte en un “club de futbol”, es decir en un negocio donde el que gana siempre es el” jugador” que en este caso no es precisamente quien pone el riesgo, porque además, aunque él haga GOL, su equipo no es el que gana el partido.

Cogéis la hoja de excel y os ponéis un rato de domingo a hacer números….después del futbol claro !!! 

Cloud Computing para abogados

Por Josan García

El titulo de mi entrada de hoy, es absurdo de “per se”.  Obviamente el “cloud computing” por si mismo tiene una entidad propia y no hace falta que sea para abogados, como tampoco existe “cloud computing” para médicos o para economistas, el cloud computing es…cloud computing!!!. De hecho pasa lo mismo con el famoso “marketing jurídico” expresión que jamás he comprendido a pesar de mis 20 años de ejercicio profesional y mi paso por 2 o 3 escuelas de negocios, pero casi dejo para otro día mi defensa contra la “invasión de los iurismarketinianos”.

Pero volviendo a lo nuestro…¿qué es cloud computing?.

El término en traducción libre vendría a querer decir “informática en la nube”, se trata de una tendencia de las compañías de nuevas tecnologías a dar a las empresas servicios seguros, eficientes, eficaces y atractivos.Claro, como hablo con abogados he empezado por el “seguros” no vaya a ser que empecemos a hablar de leyes, etiquetas y cajitas, normas, sanciones e incumplimientos, que es exactamente de lo que esto no va, como tampoco va de esto por ejemplo ni la compra electrónica ( hoy ya bastante difundida) ni el acceso a nuestras cuentas bancarias a través de Internet (transacciones electrónicas incluidas), a mi personalmente no me apetece dedicarle el post a eso, pero a quién quiera “pros y contras” de la cuestión legal  le dejo dos artículos que generaron su polémica hace un mes en este sentido para que cada cual se haga con su opinión, yo por descontado tengo la mia.

El cuento de la lechera 2.0 por Javier Maestre de Bufet Almeida

Esto no es un cuento 2.0 por Carlos Gracia Director de Google España/Portugal

De lo que “va esto” en verdad es de la posibilidad ante la crisis de reducir costes operativos hasta el casi cero y de ser completamente operativo (salvaguardando todas las leyes de protección de datos aplicables) simplemente con una conexión a Internet y olvidando cualquier cuestión relativa al mantenimiento de software y servidor (prácticamente inútil en estos casos). La posibilidad  de ser operativo en cualquier lugar del mundo simplemente con un portatil de 300 euros y una conexión a Internet fiable supone no solo la reducción de costes evidente ( fuera software de aplicativos y fuera servidor y mantenimiento) sino que también supone un aumento y flexibilidad de los tiempos de producción.

Desde el punto de vista del despacho colectivo permite derivar muchas producciones al entorno domiciliario del abogado permitiéndole a la vez conciliar su vida laboral con la familiar de una forma efectiva y sana, ( aunque conviene no olvidar lo importante de las reuniones de equipo y coordinación de trabajos esenciales en ese tipo de despachos,- muchas derivables también a la nube via Skype o Google talk -).

Desde el punto de vista del despacho individual al valor de la “conciliación” se le añade que en la práctica permite reducir los gastos al punto cero porque permite trabajar desde casa y reunirse con los clientes o bien en sus propias oficinas o si son particulares en sus casas o en la cafetería de un Gran Hotel o en las propias oficinas colegiales al efecto.

Vistas las ventajas prácticas, procede al que le apetezca girar la mirada a los inconvenientes que son tan irreales que van desde el ver a un pirata informático colgado de un palo de teléfono robándote no se qué información de no se qué expediente, ( es más fácil darle una patada a la puerta de tu despacho y robar el expediente fisico) hasta ver la alargada sombra de la APD persiguiéndote por contratar un servicio público de internet que suele estar absolutamente en regla con la normativa europea de protección de datos y que proporciona bastanbte más seguridad que el que tu pobre servidor podría dar.

En definitiva, se trata de verlo o no verlo, de lanzarse o no, mi post no va a convencer a nadie. El innovador lo probará, (hay que echarle unas horitas a desaprender lo antiguo y aprender lo nuevo), y el conservador se acogerá a los miedos que provoca el “cloud computing” a los que tienen esa convicción más neoludita.

Lo que puedo asegurar que no soporta ninguna polémica son los números de una opción y la otra. Coste tendente a cero contra estructura irrentable del pasado en un entorno de crisis. Esa es la apuesta, que cada cual tire sus dados.

Actualización 23:40 PM. veo que en Legal Today Miguel Angel ha hablado también de este tema desde otro angulo, así que mejor para vosotros, más info..aquí os la dejo..“La alternativa del cloud computing”

Costes de producción en tiempos de crisis

Por Miguel Ángel Pérez de la Manga Falcón   

Ayer tuve el placer de impartir la sesión final del módulo de dirección y administración en el Máster en Dirección y Administración de Despachos en el Instituto Superior de Derecho y Economía (ISDE).

Al ser una sesión final repasamos todos los temas del módulo (elaboración de un plan de negocio, normas para una transformación hacia una empresa de servicios jurídicos, gestión del conocimiento, dirección estratégica, planificación y control de gastos e ingresos y sistemas de información).

Una vez más el tema estrella creo que fue el control del coste interno de produción del servicio jurídico. Es un tema que no me canso de decir que es muy importante, que tenemos que saber lo que nos cuesta a nosotros producir un servicio jurídico, porque en caso contrario estamos haciendo las cosas por intuición.

No es necesario tener un software sofisticado para hacerlo (se puede hacer con un ERP o con un lápiz y papel, pasando por una hoja de cálculo), aunque como paso previo hay que tener un control de las horas dedicadas a cada proyecto (o expediente, como lo queráis llamar, yo prefiero “proyecto”).

También identifiqué como otro de los grandes miedos pedir a las personas que trabajan con nosotros que imputen las horas que dedican a cada proyecto. En Manage Law, cuando afrontamos este tema en nuestros trabajos de consultoría, lo planteamos de forma muy directa y dejando claro que no es un control del colaborador (¿alguien sigue pensando que en servicios jurídicos ser puntual y estar ocho horas sentado en una silla es un valor en alza?) sino una herramienta de gestión que beneficia a todos.

Nos esperan unos meses (¿18? ¿24?) difíciles económicamente. Creo que es momento de tomarse en serio este tipo de cosas. Nuestros despachos necesitan funcionar con normas de dirección y gestión de empresas de servicios (cualquier lector que no sea del ámbito jurídico se va a sorprender de la afirmación por redundante). Hasta hace muy poco veíamos negocios florecientes (que todos conocemos) muy mal gestionados, que subieron y bajaron al ritmo del entorno económico. Hoy están cerrados casi todos. Que no nos pase lo mismo está en nuestras manos.

Procedimientos judiciales y Control de costes

Mi especialidad es franquicia e inmobiliario, así que por los Juzgados de lo Penal, no suelo caer, pero está mañana he estado en ellos para lo que debía ser la simple declaración tangencial de un cliente que además iba acogerse a su derecho a no declarar, ( media hora prevista a lo más). Naturalmente la media hora ha sido la primera de “espera”. Después ha venido el rato en que su señoría “claramente se ha puesto a mirar el expediente de que iba” y por último ha decidido una hora y media después suspender la declaración por un problema formal causado por una Providencia suya anterior !!!!!!.

Resultado para mi: 2 horas de mi coste no previstas en el expediente. Y la pregunta que viene después es inmediata: “Pero esto…¿quién lo paga?”. Silencio absoluto,…o sea yo.

Tradicionalmente se ha entendido que abogacía significaba pleito, y parece como ese es el camino del éxito de un despacho. “Buenos pleitos”.

En muchas clases he tenido que luchar por que los alumnos comprendiesen que en el momento que un asunto entra dentro del sistema judicial, perdemos inmediatamente sobre él muchos controles, pero sobretodo el del coste que tiene para nosotros, que va minando el margen de beneficio que tenemos sobre el asunto. De hecho si queremos ser eficientes, ( para eso hay que conocer los costes de cada uno y eso claro, da para otros 10 posts……), no nos queda más remedio que entender que una proporción importante de procedimientos judiciales sobre el total de asuntos del despacho nos atascan la producción del mismo. Son asuntos en los que perdemos el control del coste y en el que por mucho que cobremos, si empezamos a restar horas y dinero, la cosa se pone fea…. para nosotros claro.

Como no soy tan ingenuo de pretender convencer a nadie con un solo “post” sólo invitaré a una reflexión para acabar mi entrada de hoy:

¿Qué cara pondriáis si tuvieséis la capacidad de calcular las horas en dinero que vuestros despachos tienen pendientes de producir, naturalmente cuando sus señorías quieran, por asuntos judiciales para vuestros clientes?

tal vez esta.....?

Taller de gestión del pequeño y mediano despacho en el ICAB

(Por Miguel Ángel Pérez de la Manga Falcón)

Aprovecho el viaje de regreso en AVE a Madrid después de una clase de en Ilustre Colegio de Abogados de Barcelona (ICAB) para escribir este post.

Al final de la clase, en la que hemos tratado el análisis de costes, la determinación del precio, la importancia del  networking y la gestión del tiempo (aunque parezca que no tiene nada que ver una cosa con la otra, los alumnos que han estado en clase saben que tiene mucho que ver), hemos llegado al siguiente pacto: yo redactaba un post en el que incluía los materiales que hemos utilizado en clase y ellos se aplicaban con esmero el lunes analizando los costes de algún asunto que han tenido en el despacho, de otro que van a presupuestar y se van a iniciar en el mundo de las redes sociales (además de abandonar para siempre el cuadrante IV de la procrastinación -os dejo un enlace con el vídeo- y gestionar los problemas del cuadrante III).

Si volvéis a mirar la presentación que enlazo aquí, refrescaréis los conceptos que hemos tratado.

También os dejo la hoja de cálculo que hemos utilizado -la protagonista de la jornada, sin duda- para aprender a hacer previsiones de costes (está en pdf, si alguien tiene problemas para abrirlo, mi mail está al final de la presentación), aunque, repito, debéis hacer cada uno la vuestra y no entrar en la zona de comodidad del cuadrante III con la que he preparado yo, que no deja de ser un ejemplo (todo lo relativo a planificación, al cuadrante II).
Me gustaría reiterar mis felicitaciones al ICAB por tener esta iniciativa de formación, habitualmente los colegios de abogados centran su oferta formativa en cursos con contenido basados en el derecho (que no deja de tener su lógica, claro). Sin negar, por supuesto, la utilidad de estos cursos para la profesión que ejercemos, añadir a la oferta formativa la gestión de despachos de abogados es innovador y valiente. En la universidad nos enseñaron a utilizar el derecho, no a ser empresarios, y es necesaria una formación complementaria en esta materia.
Y de los participantes, qué decir. En mi opinión, el paso que habéis dado y las preocupaciones que me habéis transmitido me confirman que tenéis claro que hay que cambiar la forma de gestionar nuestros despachos, que las reglas del juego cambian (tan deprisa como la actualizaciones de “twitter”) y que hay que adaptarse a un mercado cambiante si queremos tener empresas de servicios jurídicos solventes a medio plazo.
Ya sabéis dónde me tenéis, espero vuestros comentarios en el blog (se admiten críticas a cualquier aspecto de la clase que ayude a mejorar) y que nos veamos pronto.

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