Mi buen amigo Oscar Cano, ( abogado y alumno de Manage law) publica en su blog una serie de normas interesantes para combatir la procrastinación que merecen la referencia como actualización a lo publicado el martes pasado, asi que ahí quedan (basta con linkar aquí) para que las leáis si os apetece.
Actualización a las 13:24 del domingo 31: Se ve la cosa tenia su segunda parte, así que ahí la dejo
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Por Josan García
Uno de los problemas endémicos de los abogados es gestionar su tiempo y lo cierto es que no consiguen hacerlo bien. Si pongo la siguiente lista la mayoría se va a sentir identificado con ella.
Al final, lo que hacemos es procrastinar…es decir dejar de hacer cosas que deberían hacerse ya !!! por cosas que nos son más fáciles de hacer, y al final trabajamos mucho más..y peor porque no sabemos reconocer la diferencia entre lo urgente y lo importante.
La solución básica a este problema de gestión de tiempo tiene mucho que ver con estandarizar la producción jurídica de un despacho. Si existen unos procesos y unos tiempos para realizar las cosas, la posibilidad de procrastinación disminuye exponencialmente. Al final a todos hay cosas que no nos gusta hacer pero si encontramos procesos y sistemas que nos ayuden ( obliguen) a hacerlas probablemente las hagamos con mayor eficiencia y nos hagan vivir menos angustiados. La Flexibilidad en los tiempos nos hace obtener peores resultados en términos de calidad jurídica, como el video propuesto nos explica. Operaciones y obligaciones nos ayudan sin duda a gestionar mejor el tiempo sin preferencias de gusto. Probamos…? Si sale bien, la angústia disminuye. Lo garantizo.
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Etiquetado: gestión de tiempo, operaciones
Por Josan García
Entendemos en términos de producción de servicio como “cuello de botella” a aquellas situaciones de operaciones en las que el trabajo se atasca porque el cuello de la botella es demasiado estrecho. Traducido en mundano, cuando hay más trabajo del que el despacho puede absorver con el personal que tiene.
Ese tipo de situaciones se caracterizan por:
- Como hay que producir, no hay tiempo para la comercialidad ( lo cual perjudica las ventas de las que deberíamos comer en meses venideros).
- Como hay que producir, ( los plazos judiciales especialmente no perdonan) tampoco se puede atender al seguimiento de clientes de otros asuntos que en ese momento no caben en la cadena de producción, en consecuencia los clientes se sienten desatendidos y piensan que están recibiendo un trato poco atento y desconsiderado, disminuyendo su satisfacción y su percepción de la profesionalidad del despacho en cuanto a atención al cliente, lo cual afecta también directamente a las ventas de las que deberíamos vivir mañana.
- Como hay que producir y todo no cabe, las horas de producción empiezan a no contar ( jornadas interminables) y no sólo nadie paga ese exceso de horas ( que si las pagamos a los colaboradores nos hacen perder dinero y si no las pagamos nos harán con el tiempo perder colaboradores).
- La angústia se apodera del despacho y ya nadie lo pasa bien y todo el mundo está supernervioso.
Visto el panorama, parece claro que los “Cuellos de botella” son un evidente problema a evitar;
Aunque claro mis apreciados lectores me dirán: ¿Cómo? o en abogadés ¿quo modo?.
Lo cierto es que la teoría de la gestión de cuellos de botella en operaciones de cualquier compañía son un bonito problema de solución complicada, así que más que de teorías hablaré de mejores prácticas:
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En época de crisis lo normal es reducir gastos. A eso especialmente todo el mundo se apunta y parece como fácil. Menos ventas igual a menos horas de producción, quitamos gastos de producción y asunto concluido. Desde una aproximación primera no parece una mala idea.
Sin embargo una segunda reflexión en relación a esta cuestión nos hace caer en alguna pregunta incómoda: ¿Hacia dónde va nuestro despacho?. Porque lo cierto es que si nuestro planteamiento es simplemente sobrevivir, la acción comentada parece adecuada, pero cuando existe un objetivo superior a la mera supervivencia y con vocación de obtener unos márgenes razonables que compensen el riesgo, las horas de dedicación y el beneficio lógico de una actividad empresarial, parece que habría que contemplar estrategias menos cortoplacistas.
Porque ¿qué pasará cuando la crisis como todas supere su curva descendente y empieza a remontar?¿De dónde vamos a sacar entonces abogados adecuados, formados y con la experiencia suficiente como para afrontar los encargos de producción que no seremos capaces de ejecutar por carencias de personal?. Formar un abogado no es una cuestión simple ni corta en el tiempo, La facultad de derecho no produce buenos abogados, eso lo hace el entrenamiento, la experiencia y el tiempo. El principal recurso de un despacho de abogados es el talento humano y el conocimiento y la práctica del derecho acumulados durante años de ejercicio, así que no parece idea sensata desprenderse de los abogados formados de un despacho así porque sí cuando pintan bastos en ventas.
Ahora bien, ¿Cuál es entonces la propuesta? ¿soportar sus sueldos mientras no vienen las ventas o no se recupera el mercado a costa de pérdidas?. No parece esa tampoco una solución amable ni adecuada.
Como siempre aquí lo óptimo es enemigo de lo bueno. Mantener no es buena idea, desprenderse tampoco. Buscar un camino intermedio entre una y otra opción parece la idea más viable. Veamos maneras:
- Favorecer entornos de contratación y producción acordes con la demanda del despacho, es decir, perder parcialmente al letrado, intentando ayudarle para que cace lo que le falta y garantizarle lo que razonablemente le podemos dar para producir.
- Deshacerse de la pesada cuestión del sueldo fijo para pasar a variable, ( toda una técnica que merece un post aparte…o una clase entera)
- Eliminar el puesto fijo pero establecer una política de outsourcing con el letrado saliente para que pueda colaborar con nosotros durante las puntas de trabajo.
Estas sin algunas de las opciones, probablemente haya más, pero lo cierto es que a una primera reacción consecuencia del entorno y de la angústia cuando las ventas van mal, debiera seguirle una reflexión más profunda sobre la dirección de nuestro modelo de negocio y que razonablemente intente conservar los abogados que tanto esfuerzo y horas nos costó formar…no por una cuestión humanitaria, sino porque en el fondo acabara siendo lo más rentable.
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Una vez un abogado me dijo que a él le gustaba mucho trabajar en equipo porque si algo salía mal, siempre se podía echar la culpa al otro !!!!.
Tradicionalmente la profesión de abogado y su modelo personalista han llevado a un ejercicio individual de la profesión. Somos una profesión de primas donnas, no trabajamos en equipo, “sólo el talento del mejor puede conseguir el trabajo óptimo”. Esta afirmación es genéricamente falsa. Incluso el mejor necesita, en sus trabajos, en sus proyectos, en sus casos, de personas que desarrollen una labor de apoyo.
El mejor precisa que una secretaria le haga una llamada, el mejor precisa que le traigan un café, el mejor precisa que le busquen tal o cual sentencia, libro, artículo, etc….en definitiva , un despacho de abogados es una empresa de servicios jurídicos que debe plantearse como un equipo dirigido por un líder y en el que la producción del servicio debe aunar todo lo que el despacho sabe. Para ello los componentes del despacho, sobretodo los profesionales del derecho, ( pero los demás también) deben entender que se está trabajando por un objetivo común, porque eso es lo que auna el equipo.
¿Tenéis un objetivo común compartido?, porque si no es así, como podéis esperar “el aunar” voluntades, conocimientos y capacidades hacia la misma dirección
Un error tipíco es creer que un equipo es un conjunto de individualidades. Juntar a excelentes componentes no asegura un buen resultado conjunto. En el equipo cada uno asume un rol, y entrega o sacrifica una parte de sus intereses personales o profesionales en aras a un beneficio común. Cada papel dentro de ese equipo es primordial, cada papel dentro del conjunto supone un eslabón más de la cadena cuyo funcionamiento dentro de una estructura caracterizada por la estandarización del servicio es esencial e igual de importante. No hay estrellas que brillen, debe brillar el equipo. Para los escépticos diré que el trabajo en equipo entre abogados para el desarrollo de un encargo profesional supone unos notables beneficios sobre el trabajo individual.
Y en general, bien llevado reduce los costes de producción, pero eso es una técnica casi objeto de otro post…o de otra clase…!!!!!
Pensadlo bien…merece la pena
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Como novedad de formación os cuento que los próximos dias 21 y 22 de mayo ISDE convoca un nuevo curso de Seminario sobre Gestión y dirección de despachos de Abogados en el que tendré el placer de impartir 8 horitas de las 16 de clase, ( las otra ocho las da Miguel Angel).
Será en Barcelona y si alguno se ha perdido con anterioridad el curso ahora tiene una buena oportunidad de recuperarlo. Diría que desde el 2002 en el que cree este curso, ( llevamos ya unas 14 ediciones) la satisfacción de los alumnos ha sido excelente por lo que “subjetivamente” os lo recomiendo.
En otro orden de cosas os recuerdo que el Legal Thursday sigue en marcha, a fecha de hoy con 12 confirmados en facebook…recordad que cuantos más seamos mejor y que es gratis !!!!
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Etiquetado: formación, ISDE
Bueno, pues ya llega el “Tercer evento familiar” de Manage Law donde los protagonistas sóis vosotros. Muchos ya conocéis el Formato: “Manage Law invita a cava y jamón” y vosotros habláis de management de despachos , de vuestras inquietudes, compartiís experiencias . Es un evento de networking y de comunidad que los que han probado…repiten.
Animo pues a los lectores del blog a que se unan al próximo Legal Thursday de Manage Law, el dia 14 en el Carpe Diem Lounge Club !!!! de 19,30 a 22 horas..Estáis todos invitados, los facebookeros del grupo Manage Law basta con que contesten a su invitación y los internautas y suscriptores de éste blog que no estén en facebook basta con que añadan un comentario a este post… Os esperamos!!!!
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Cuando veo a muchos abogados, amigos de este blog y no, corriendo de arriba a abajo como locos intentando llegar a sus obligaciones y consiguiéndolo la mayoría de las ocasiones tarde y mal, sin ningún control sobre sus vidas profesionales ( o más bien poco) y arrastrando lógicamente este descontrol más tarde y más temprano a sus vidas familiares o personales pienso cada vez más que ese porcentaje de la profesión que según el Consejo General del Poder Judicial :
“Tiene dos o menos abogados con gestión del propio despacho caótica o ineficiente y con políticas de precios indeterminadas.”
Lo cierto es que cada vez es más complicado llegar “a todo” y con independencia de tamaños (repito!!!: con independencia de tamaños) o se apuesta por opciones más empresariales o la realidad es que somos esclavos de un modelo de negocio aprendido o intuido por nuestros colegas o antecesores de un pasado que nada tiene que ver con nuestro competitivo presente y que nos condena a ir constantemente con la lengua fuera simplemente en muchos casos para sobrevivir y mal.
De lo que se puede hacer en este blog a nivel de técnicas de gestión hemos hablado y mucho y seguiremos hablando más, pero hay una cuestión “filosófica” si se quiere, de “actitud” respecto a lo que sucede que inevitablemente hay que cambiar para olvidarnos para siempre del abogado que corre, que es incapaz de “querer”,de ser libre, de juzgar por si mismo, convirtiéndose en un robot autodisciplinado que casi nunca consigue su objetivo de calidad ni de libertad, porque constantemente el entorno de la profesión le esta diciendo lo que debe querer y cómo debe vivir.
Hoy toca pues identificar cadenas que nos atan y que no dejan exactamente que seamos exactamente una profesión libre:
a) Un entorno que “asume” al abogado individual de toda la vida como el “hombre orquesta” del circo que sabe y sabe de todo y que no importa que sea especialista o no, lo que importa es la confianza que hay en él. Sin embargo cuando “obligatoriamente” el abogado especialista en todo falla, entonces surgen los mitos y dichos que todos pagamos respecto a lo que son los abogados.
b) Los Colegios profesionales y sus políticas actuales que asumen el papel de directores de despachos de esa gran mayoría de abogados individuales a los que paternalistamente les dicen lo que tiene que hacer para continuar “sobreviviendo” con un discurso poco adaptado a un entorno actual que pide muchisima más calidad técnica al abogado y unos abogados que quieren trabajar por cuenta propia para “ganar dinero”, no para sobrevivir.
Esta limitación podría ciertamente convertirse en un vehículo liberador si 
mutasen muchas de sus políticas conservadoras más propias de un brillante pasado de la profesión que difícilmente va a volver. Lo cual implicaría mover ficha respecto a temas como “la colegiación obligatoria”, “el reparto de las migajas del TO entre miles de abogados” que hoy sólo pueden vivir de él, la derogación de determinadas normas de deontología trasnochadas como las que regulan la publicidad y los honorarios, asi como otras normas que favorecen la existencia y mantenimiento del “soldado de a uno” que cada vez lo tiene peor para sobrevivir.
Como dice Luis Berenguer Presidente de la Comisión Nacional de la Competencia: “Los colegios o se adaptan a la realidad o terminarán desapareciendo producto de su anquilosamiento”, afirma. Quiero recordar que la Comisión acaba de recomendar suprimir la colegiación obligatoria ( en aras al derecho a la libertad de asociación y de competencia) y las reservas de actividad a una única titulación. ( En este punto reconozco al ICAB como líder en muchas cosas “modernas” aunque ciertamente aún le queda un largo camino que recorrer…respecto a otras)
c) Cierto “individualismo” del colectivo que lleva a la convicción absoluta de que no es posible ninguna otra forma de ejercicio de la profesión que no sea la estrictamente artística e individual que ensalze la figura suprema del abogado.
d) La ausencia de entornos formativos de calidad que apoyen y ayuden al abogado a ser empresario, más grande o más pequeño, pero empresario al fin.
En definitiva que una profesión muy libre…pues la verdad no parece que seamos, más bien esclava de lo “conocemos” pero “ya no funciona”.
Liberarse de asunciones y prejuicios del pasado es el primer paso…y “pararse a pensar” es el camino. Claro que “pararse” parece como casi imposible…pero hay que hacerlo para poder “parar” de una vida que no queremos.
Como siempre..la elección es de cada cual !!!!
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